Abläufe, die sich wiederholen, sollten sich selbst erledigen.
Angebot schreiben, Daten ins zweite System übertragen, Liste aktualisieren, Erinnerung schicken: Wenn ein Ablauf jede Woche gleich abläuft, kann er auch ohne Sie ablaufen.
- Startpunkt
- Ein Ablauf, nicht zehn
- Erster Nutzen
- Nach 2 bis 6 Wochen
- Grundlage
- Ihre bestehenden Systeme
Die Ausgangslage
Dieselben Daten stehen in drei Systemen, und jemand hält sie von Hand gleich. Ein Vorgang wandert per E-Mail durchs Haus, bis ihn jemand übersieht. Die Monatsauswertung entsteht in einer Tabelle, die nur eine Kollegin bedienen kann.
Das kostet keine großen Beträge auf einen Schlag, sondern jede Woche ein paar Stunden – und irgendwann einen Fehler, der teurer ist als die Stunden.
Unser Ansatz
Wir sehen uns einen Ablauf im Detail an, messen, was er heute an Zeit kostet, und rechnen dagegen, was die Automatisierung kostet. Rechnet sich das erst nach Jahren, sagen wir das offen.
Danach automatisieren wir in kleinen Schritten: erst der Teil mit dem größten Zeitgewinn, dann der nächste. Jeder Schritt läuft im Betrieb, bevor wir den folgenden bauen.
Leistungsumfang
- Aufnahme und Messung des bestehenden Ablaufs mit den Beteiligten
- Wirtschaftlichkeitsrechnung, bevor eine Zeile Code entsteht
- Schnittstellen zwischen vorhandenen Systemen, ERP, CRM und Buchhaltung
- Automatische Erzeugung und Ablage von Dokumenten und E-Mails
- Regelbasierte Benachrichtigungen, Fristen und Eskalationen
- Auswertungen und Kennzahlen, die sich selbst aktualisieren
- Protokollierung und Fehlerbenachrichtigung, damit Stillstand auffällt
Ablauf
- 01
Ablauf aufnehmen
Wir gehen den Prozess mit den Menschen durch, die ihn täglich ausführen – nicht mit dem Organigramm.
- 02
Nachrechnen
Wir stellen Zeitaufwand und Fehlerkosten dem Aufwand der Automatisierung gegenüber und empfehlen, womit angefangen wird.
- 03
Bauen und testen
Wir setzen den ersten Schritt um und lassen ihn parallel zum alten Weg laufen, bis er nachweislich trägt.
- 04
Übergeben
Sie erhalten Dokumentation, Zugänge und eine Einweisung. Auf Wunsch übernehmen wir Betrieb und Weiterentwicklung.
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
In der Regel nicht. Wir arbeiten mit den Systemen, die Sie haben, und verbinden sie über deren Schnittstellen. Ein Wechsel wird nur dann zum Thema, wenn ein System gar keine Schnittstelle anbietet.
Was passiert, wenn die Automatisierung ausfällt?
Jeder automatisierte Ablauf meldet sich, wenn er nicht durchläuft, und lässt sich von Hand weiterführen. Wir bauen nichts, das im Störungsfall den Betrieb blockiert.
Verlieren Mitarbeitende dadurch ihre Aufgaben?
Nach unserer Erfahrung verschwindet die stumpfe Arbeit, nicht die Stelle. Wir automatisieren Abtippen, Kopieren und Erinnern – nicht die Entscheidungen, die jemand treffen muss.
Welcher Ablauf kostet Sie jede Woche Zeit?
Nennen Sie uns einen einzigen Prozess. Wir schätzen im Erstgespräch, was seine Automatisierung bringt – und ob sie sich lohnt.